Ujian Matrikulasi Pengantar Organisasi dan Bisnis

1.Dari berbagai pendapat tentang pengertian organisasi dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah suatu wadah tempat berkumpulnya orang-orang yang sepakat untuk mencapai tujuan tertentu. Sebutkan :
a.Unsur-unsur suatu organisasi
b.Ciri-ciri suatu organisasi
c.Jenis-jenis organisasi

Jawab :
a.Unsur-unsur suatu organisasi
1)Manusia/orang-orang
Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketata-lembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
2)Kerjasama
Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.
3)Tujuan Bersama
Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.
4)Peralatan (Equipment)
Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).
5)Lingkungan (Environment)
Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain :
a)Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.
b)Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.
c)Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi : i). Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi ii). Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi. iii). Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi. iv). Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6)Kekayaan Alam
Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.

b.Ciri-ciri suatu organisasi
1)Adanya komponen ( atasan dan bawahan)
2)Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)
3)Adanya tujuan
4)Adanya sasarn
5)Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati
6)Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

c.Jenis-jenis organisasi
1)Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.
a)Bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.
b)Bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.
2)Berdasarkan lalu lintas kekuasaan.
Bentuk organisasi ini meliputi; (1) organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi, (2) bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi, (3) bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal.
3)Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu ;
a)Organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum
b)Organisasi informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain kesamaan minat atau hobby, dll.

4)Berdasarkan tujuan.
Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu :
a)Organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’
b)Organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘

5)Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu ;
a)Organisasi pendidikan
b)Organisasi kesehatan
c)Organisasi pertanian, dan lain lain.

6)Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu :
a)Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan
b)Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik
c)Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja
d)Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain lain.

7)Berdasarkan pihak yang memakai manfaat.
Organisasi ini meliputi:
a)Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi
b)Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank
c)Business Organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan
d)Commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan, contohnya rumah sakit, Puskesmas, dll

2.Salah satu prinsip organisasi adalah fleksibilitas, artinya organisasi senantiasa dinamis sesuai dengan dinamika yang ada dalam organisasi dan juga harus memperhatikan perubahan dari luar organisasi. Coba saudara jelaskan.

Jawab :

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya. Fleksibilitas memberikan organisasi kemampuan untuk mengontrol lingkungan di luar organisasi secara efektif yang merupakan sumber potensial untuk mencapai posisi persaingan yang baik. Disamping itu, fleksibilitas ini menentukan kemampuan dari perusahaan untuk cepat dan peka menanggapi perubahan-perubahan dari luar, dimana hal ini penting bagi inovasi.

3.Jelaskan bagaimana penerapan teknologi informasi dalam penyelenggaraan suatu organisasi dan bisnis membawa pengaruh yang positif dan juga negatif, dan upaya apa yang dapat dilakukan dalam mengatasi pengaruh yang negatif itu.

Jawab :

Penerapan teknologi informasi telah menjadi infrastruktur/alat yang dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencapai keunggulan bersaing sehingga menjadikan penggunaan infrastruktur teknologi informasi sebagai kebutuhan strategi yang merupakan kunci yang memungkinkan implementasi dari sistem inovasi, mengurangi biaya, meningkatkan bargaining power, mendefinisikan kembali dan meningkatkan pelayanan dan memungkinkan perusahaan untuk menawarkan produk-produk baru. Selain itu, penerapan teknologi informasi dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat mengalami perubahan-perubahan gradual untuk mendapatkan keuntungan dengan adanya teknologi baru dan efisiensi. Infrastruktur teknologi informasi juga dibutuhkan untuk mengadakan perubahan-
perubahan proses bisnis guna memenuhi kebutuhan strategi saat ini dan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Para pengguna media elektronik percaya bahwa teknologi informasi (TI) telah menyebabkan komunikasi berlangsung efisien hingga meningkatkan produktivitas organisasi dan individu. Namun tak sedikit yang beranggapan, teknologi informasi dapat mengurangi sensitivitas organisasi dan anggotanya terhadap lingkungannya sehingga justru menjadi teknologi pengganggu (disruptive technology) yang mengakibatkan kegagalan perusahaan.
Dampak teknologi informasi terhadap organisasi amatlah beragam di antaranya adalah perubahan struktur organisasi, fungsi kerja dan penempatan sumber daya manusia, keahlian teknologi serta interaksi antarmanusia. Dampak pertama dan kedua lebih menekankan pada kondisi organisasi yang harus berubah sesuai inovasi. Sedangkan dampak ketiga, yaitu perubahan dalam kompleksitas hubungan antarmanusia yang selaras dengan perkembangan informasi teknologi merupakan hal penting karena berhasil tidaknya organisasi tergantung pada kesatuan anggota organisasi (manusia).
Kehadiran teknologi informasi telah mengurangi intensitas
tatap muka yang terjadi dalam organisasi. Padahal interaksi seperti itu
dapat mengambil 40% dari satu hari kerja manajer. Goldhaber, ahli komunikasi organisasi, juga mengungkapkan bahwa anggota organisasi biasanya menyampaikan keinginan untuk berinteraksi lebih banyak melalui tatap muka walau membawa risiko bekerja tak efisien. Apakah, dengan demikian, berarti komunikasi organisasi yang baik menjadi semakin asosial?
O` Connell dalam penelitiannya memberikan enam hipotesis yang berhubungan dengan peranan teknologi dan pengaruhnya dalam komunikasi organisasi:
a.Kesempatan untuk hubungan tatap muka akan hilang dan informasi
berdasarkan isyarat nonverbal berkurang. Akibatnya, kesempatan berbagi
informasi secara acak dan spontan berkurang pula. Para manajer harus
menyusun kerja dan relasi untuk menyediakan kesempatan tatap muka yang lebih banyak (melalui teks dan simbol).
b.Akan lebih banyak pesan-pesan informal dan memotong hierarki karena
pembenaran terhadap format baru yang muncul sebagai proses alamiah jaringan elektronik. Struktur organisasi dan alur informasi formal akan didefinisi ulang.
c.Dampak saluran berarti bahwa pesan-pesan berdampak dan bernilai akan menurun. Data digital dengan konteks dan interpretasi minim adalah aturannya. Akibatnya, pengambilan keputusan akan terganggu daripada terbantu. Ketidakjelasan dalam menginterpretasi informasi akan meningkat dan kualitas keputusan menurun karena kurangnya pemahaman konteks dan nilai organisasi. Organisasi harus bekerja lebih keras dalam mengkomunikasikan sejarah dan nilai-nilai organisasi. Para manajer harus mencari cara baru untuk mengkomunikasikan komponen afektif dari pesan-pesan. Gaya pengambilan keputusan yang baru dan lebih baik juga perlu.
d.Kepercayaan akan mempunyai peranan yang berbeda dalam komunikasi. Kepercayaan akan muncul seiring dengan kebersamaan pengalaman, nilai-nilai, memberi dan menerima dan sebagai hasil komunikasi antarmanusia. Hadirnya satelit, e-mail, dan jaringan komunikasi elektronik lainnya dapat mengurangi dimensi kepercayaan yang selama ini kita telah terbiasa. Jaringan komunikasi
baru dapat saja menggantikan peranan ini.
e.Komputerisasi menghadapkan pada disiplin untuk berpikir linear. Data
terproses dalam kerangka kecepatan sesuai kemajuan perangkat teknologi. Sebagai konsekuensinya, manusia menjadi tak sabar dan rasa toleransi berkurang terhadap gaya individu berkomunikasi. Organisasi dapat pula menjadi berkurang toleransinya terhadap pegawai yang tidak berpikir atau beranggapan dalam mode linear. Mereka harus mencari cara untuk mendukung dan melindungi pemikiran serta komunikasi yang bersifat nonlinear.
f.Harapan akan kinerja adalah berdasar pada kondisi machine driven. Dengan penyesuaian kita terhadap kecepatan dan ketepatan komputer, kita mungkin mengharap para pegawai mempunyai kualitas dan menghasilkan dengan cara yang mirip. Para pegawai dalam organisasi dapat menganggap permintaan ini sebagai hal yang tak manusiawi dan memaksa. Serikat kerja dapat mengangkat lingkungan kerja seperti itu sebagai persoalan. Maka organisasi harus mendefinisikan dan menggunakan standar kinerja yang sesuai dengan kondisi
baru.


Perlu disimpulkan bahwa tidak ada inovasi yang muncul tanpa benang yang terikat. Semakin majunya teknologi inovasi yang ada, maka semakin banyak konsekuensi yang muncul --sebagian diharapkan namun sebagian juga tidak disengaja atau tersembunyi. Suatu sistem adalah seperti mangkuk berisi kelereng. Kita mengambil atau memindahkan satu elemen dan posisi seluruh kelereng pasti akan berubah. Namun, perlu diingat pula bahwa inovasi tetap penting untuk dilaksanakan oleh organisasi. Memang biasanya suatu terobosan atau diterapkannya teknologi yang `mengganggu` pasti akan ditolak saat pertama kali diperkenalkan oleh individu yang tak bisa memanfaatkan (Brown, Christensen).
Dengan adanya dampak negatif dan positif dari kehadiran TI bagi komunikasi keorganisasian seharusnya semakin membuat organisasi berpikir bagaimana dampak negatif dieliminasi sedangkan dampak positif dimanfaatkan. Para ahli komunikasi menjelaskan bahwa perbedaan antara komunikasi berbasis computer dan komunikasi tatap muka lebih banyak berhubungan dengan waktu yang tersedia bagi perkembangan hubungan dibanding dengan karakteristik manusia.

Jadi, pada prinsipnya tergantung pada kemampuan manusia mengelola TI bagi prestasi kerja dan hubungan sosialnya. Bisa jadi bila seseorang berinteraksi dalam kurun waktu yang cukup lama, maka karakteristik dari komunikasi berbasis komputer tersebut menjadi interpersonal daripada impersonal dan terdapatnya sedikit perbedaan antara komunikasi berbasis komputer dengan tatap muka.
Berdasarkan teori kekayaan media atau pilihan rasional menganjurkan agar manusia memilih media komunikasi berdasar kekayaan yang melekat pada medium dan bagaimana tingkatan kekayaan tersebut sesuai dengan kejadian komunikasi yang berlangsung saat itu.

Trevino, Lengel, dan Daft (1987) mengungkapkan bahwa manajer yang efektif adalah mereka yang lebih maju dan berhasil dalam organisasi, sangat cocok dalam menyesuaikan medium yang tepat dengan situasi yang dihadapi. Dengan kata lain, manajer tersebut pasti sudah memahami saat yang tepat apakah memilih media rich atau lean dan disesuaikan dengan situasi. Ide pokoknya adalah menyesuaikan dengan tepat tingkat kekayaan medium dengan tugas komunikasi sehingga diharapkan menghasilkan komunikasi efektif.

(Referensi : Penulis adalah Marketing & Communications Manager pada Andersen Consulting --konsultan global di bidang manajemen dan teknologi—dengan misi membantu menciptakan masa depan para klien. Alamat globalnya: http://www.ac.com, Duncan, N.B. 1995. Capturing Flexibility of Informations Technology Infrastructure: A Study of Resources Characteristic and Their Measure. Journal of Information System. Vol 12. No 2. pp. 37-57, Martin, E. Wainright. 2005. Managing Information Technology. Fifth Edition. Pearson Prentice Hall)

Sebagai sebuah organisasi, apa yang sebenarnya terjadi dengan negara Indonesia pada saat tumbangnya kekuasaan Presiden Soeharto yang ditandai dengan beralihnya era orde baru ke era reformasi.

Jawab :
Seputaran tahun 1960-an dan saat ini, atmosfer organisasi saat ini telah berubah secara menakjubkan. Berbagai kekuatan arus telah memicu perubahan-perubahan tersebut. Seiring meningkatnya efek teknologi dan telekomunikasi yang telah berhasil “mengecilkan” ukuran dunia, pergerakan keragaman para pekerja (profesional) membawa nilai-nilai, perspektif dan ekspektansi yang berbeda di antara mereka (para pekerja). Kesadaran publik semakin lama semakin sensitif dan menuntut organisasi agar semakin profesial dan bertanggung jawab secara sosial. Seperti halnya negara-negara dunia ketiga, kita pun telah turut terlibat dalam persaingan pasar global dan melebarkan arena bagi aktivitas penjualan dan pelayanan. Organisasi pun akhirnya kini tidak hanya dituntut untuk bertanggung jawab kepada para stockholders (para pemegang saham) namun juga para stakeholders.
Pada saat ini, dunia yang kita alami sudah sangat jauh berbeda dengan dunia yang kita alami sepuluh lima belas tahun yang lalu. Dunia ilmu juga tidak terlepas dari berbagai pengaruh ini. Terjadi perubahan Era, yang sekarang kita berada era informasi, bukan lagi era industrialisasi. Era dimana pemikiran linear yang bersifat mekanistik, yang menghasilkan kemajuan seperti yang kita alami saat ini, sudah mulai digoncang oleh hasil-hasil perkembangan ilmu yang baru, yang mendorong tumbuhnya suatu paradigma baru.
Sebagai hasil kekuatan perubahan di atas, organisasi didesak untuk mengadopsi “paradigma baru” atau melihat dunia saat ini secara lebih sensitif, fleksibel, dan mudah menyesuaikan diri dengan tuntutan dan harapan para stakeholders. Banyak sudah organisasi yang telah melepaskan atau sedang melepaskan paradigma lama yang bersifat top-down, kaku, dan berstruktur hierarkis menuju pada bentuk-bentuk yang “organik” (fluid). Dengan perkataan lain, diperlukan mind set yang baru, baik dalam pemahaman maupun pengelolaan organisasi dan manusia yang ada di dalamnya.
Tugas dan fungsi manajemen pada umumnya adalah Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling (POAC) atau Planning, Organizing, Leading dan Controlling (POLC). Pada fungsi apa teknologi informasi dan komunikasi (ICT, information & communication technology) mempunyai peranan penting yang membantu organisasi dan bisnis mencapai tujuannya. Jelaskan !
Jawab :
ICT mempunyai peranan penting pada tugas dan fungsi manajemen secara keseluruhan, yang membantu organisasi dan bisnis mencapai tujuannya. Oleh sebab itu seluruh fungsi manajemen memiliki hubungan dengan ICT sebagai berikut :
a.Pada fungsi planning, ICT bertugas merencanakan informasi secara lengkap dan komprehensif dengan mengumpulkan data yang diolah menjadi sebuah informasi dalam suatu manajemen data. Perencanaan yang baik tentang pengembangan/peningkatan ketika akan memulai sesuatu yang baru harus didukung/didahului data dan informasi, selain dari fenomena empirik dan renungan serta refleksi, semakin komprehensifnya informasi maka semakin baiklah perencanaan yang dibuat.
b.Pada fungsi organizing, ICT bertugas dalam perumusan kebijakan, mudah dalam penyimpanan, pengambilan, analisis dan sharing data sehingga akan meningkatkan kompetensi organisasi dalam hal berkomunikasi yang lebih cepat dan mudah, memperluas kewenangan dan pengembangan organisasi. Selain itu ICT bertugas mengoptimalisasikan proses-proses pengolahan data dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual, meningkatkan efektivitas dan efesiensi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang bekerja dalam kelompok, dalam suatu tempat atau beberapa lokasi serta menyajikan informasi dengan jelas, mampu mengurangi beban kerja, mempercepat pekerjaan/pengetikan dan editing, pembiayaan menjadi lebih murah.
c.Pada fungsi actuating/leading, ICT bertugas membuat keputusan dalam situasi-situasi tertentu, mendukung pengambilan keputusan dalam situasi yang tidak terstruktur dengan baik melalui Decision Support System (DSS) kepada pimpinan. Selain itu ICT bertugas menyajikan informasi secara cepat dan akurat dalam rangka memperbaiki mutu organisasi sebagai modal untuk bersaing secara profesional dan sehat guna mengembangkan kelembagaan tanpa harus melalui birokrasi tertentu. ICT juga bertugas mendapatkan feed back dari pengguna dengan lebih cepat. Adanya hubungan dua arah dari penyedia layanan manajemen informasi dengan pengguna informasi karena informasi akan lebih terintegrasi pada layanan menajemen informasi khususnya yang akan dijadikan pijakan dalam pengambilan keputusan.
d.Pada fungsi controlling, ICT bertugas melakukan monitoring setiap waktu atau pada saat yang diperlukan melalui sistem informasi manajemen secara akurat dan komprehensif bagi manajer atau pihak lain/stakeholders. Selain itu, ICT melakukan standarisasi, kontrol/ evaluasi dan penilaian terhadap organisasinya sendiri dan kualitas organisasi tersebut melalui suatu sistem informasi yang memilki makna, lengkap, akurat, akuntabel.