UAS Kali Pertama

PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
Dosen: Prof. (R.) Drs. Nazir Harjianto, M.Sc., MA



1. Bagaimana Model Proyek Pengelolaan Teknologi Informasi yang harus memperhatikan ketiga issue dalam proyek yaitu Teknologi (THIO), organisasi dan bisnis, agar pengelolaan tersebut dapat mencapai kesuksesan proyek dan keunikan proyek? Mohon diberi contoh tiap issue tersebut!
Jawaban :
Model proyek pengelolaan TI yang memperhatikan Teknologi (THIO) agar kesuksesan dan keunikan proyek dapat tercapai yakni model proyek yang harus menerapkan unsur perencanaan (planning), pengorganisasian (organize), tindakan (actualize) dan pengawasan (control). POAC tersebut merupakan pengelolaan proyek yang terdiri dari proses perencanaan, pembuatan jadwal, dan kemudian melakukan kontrol kegiatannya selama pengembangan siklus sistem, sehingga pengelolaannya berupa aplikasi dari knowledge, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek yang dapat memenuhi kebutuhan proyek. Dengan demikian proyek akan terselesaikan dengan sukses dan unik.
Pada perencanaan harus menyusun proyek rencana pengembangan, proyek rencana pelaksanaan dan kontrol perubahan yang terorganisasi. Pada pengorganisasian harus menjamin bahwa tim proyek dan stakeholders mempunyai pemahaman yang sama tentang produk yang dihasilkan proyek dan proses yang akan digunakan tim proyek dalam produksinya. Pada tindakan harus mengikuti tahapan/life cycle proyek yaitu konsep, pengembangan, implementasi dan close-out. Sedangkan pada pengawasan melakukan evaluasi pengalaman dan bangun belajar dari pengalaman (lesson learned).
Pertama–tama harus mengetahui dan mengerti akan kebutuhan dan harapan stakeholder, kemudian dalam pengelolaan proyek mengikuti pengelolaan proyek terintegrasi dengan menerapkan knowledge area, agar sukses HARUS memenuhi ketiga tujuan yakni Lingkup (apa yang hendak dicapai atau diselesaikan oleh proyek? produk atau jasa unik apa yang diharapkan konsumen atau sponsor dari proyek tersebut?), Waktu (berapa lama untuk menyelesaikan proyek? bagaimana dengan jadwal proyek?) dan biaya (berapa seharusnya biaya untuk menyelesaikan proyek tersebut? ). Selain itu juga harus memuaskan sponsor proyek.
Kemudian harus mengetahui faktor kesuksesan suatu proyek melalui dukungan eksekutif (tenaga kerja, uang, alat, dsb.), keterlibatan user, manajer proyek yang berpengalaman, sasaran proyek yang secara jelas terdefinisi, lingkup secara jelas terdefinisikan (yang kecil), jadwal yang pendek, tonggak pengawasan ganda (multiple milestones), proses pengelolaan proyek secara jelas terdefinisi dan infrastruktur standar.
Contohnya : Pengelolaan TI dengan software monitoring dan mendata teknologi (THIO). Model proyek pengelolaan TI yang memperhatikan organisasi agar kesuksesan dan keunikan proyek tercapai : organisasi sebagai pelaksana / pengelola proyek pun harus dikelola dengan baik, karena dengan memperhatikan organisasi, maka proyek dapat selesai sesuai target dan dapat menghasilkan proyek yang unik.
Contohnya : Pengelolaan dalam hal TI yang langsung berhubungan dengan organisasi, misalnya TI untuk sistem kepegawaian, sistem penggajian, dll.
Model proyek pengelolaan TI yang memperhatikan bisnis agar kesuksesan dan keunikan proyek tercapai : yaitu dengan melakukan analisa bisnis baik dari lingkungan internal maupun eksternal, sehingga dengan demikian faktor bisnis dapat dimonitoring.
Contohnya : Pengelolaan TI mengarah kepada aplikasi analisa kondisi internal, transaksi dan kondisi eksternal, dengan demikian proyek dapat sukses dan keunikannya tercapai.

2. Seperti halnya organisasi, maka individu juga memerlukan dukungan teknologi informasi (TI), dengan demikian jenis TI baru yang diarahkan untuk individu menjadi lebih terkenal dan populer. Hal tersebut disebut “peer-to-peer computing” (P2P). Hal tersebut perlu untuk mengelola personal knowledge anda, termasuk sharing resources dan komunikasi di antara individual computers. Mohon dijelaskan hal tersebut termasuk sharing dari apa saja dan mohon diberi contoh!
Jawaban :
Knowledge sharing (berbagi knowledge) dikalangan individual computers dan karyawan menjadi sangat penting guna meningkatkan kemampuan manusia untuk menghasilkan inovasi. Mengelola knowledge sebenarnya merupakan ”bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari pada berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi”. Sebenarnya menurut mereka bahwa knowledge management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara, yang sekarang populer dengan label learning organization. Organisasi/institusi baru disebut learning organization, apabila organisasi/institusi tersebut melakukan lima kegiatan utama yaitu penyelesaian masalah yang sistematis, bereksperimentasi kreatif, belajar dari pengalaman masa lalu, belajar dari praktek organisasi/institusi lain yang sukses, dan mentransfer knowledge secara cepat dan efisien ke seluruh organisasi.

Untuk membangun Organizational Knowledge Management Systems (OKMS) di unit organisasi diperlukan enam tahap dalam siklus knowledge yaitu menciptakan knowledge, menangkap knowledge, menyaring knowledge, menyimpan knowledge, mengelola knowledge, mendesiminasikan knowledge, menciptakan knowledge lagi, dan seterusnya.

Membangun budaya knowledge sharing di kalangan karyawan diharapkan dapat mendorong untuk berinovasi baik secara kelompok atau individu. Banyak organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (knowledge + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Hal tersebut berdasarkan riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur 42 % dipikiran (otak) karyawan, 26 % dokumen kertas, 20 % dokumen elektronik, 12% knowledge base elektronik.

Dengan demikian, knowledge management akan membuat berbagi informasi (shared information) tersebut menjadi bermanfaat. Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan. Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien.

Memang benar seorang individu juga memerlukan dukungan TI agar orang tersebut menjadi lebih terkenal dan lebih popular, Hal ini terjadi karena setiap individu memerlukan orang lain untuk hidup, sharing knowledge, komunikasi dan memenuhi kebutuhan serta mengisi kekurangan-kekurangan dirinya (sifat dasar manusia) untuk mencapai tujuannya, diantaranya adalah untuk tujuan bisnis dan komunitas. Sharing knowledge disini banyak sekali bentuknya, mulai sharing iptek, pengalaman, pekerjaan, kesehatan, problem solving dll.
Contoh : Seseorang memiliki kemampuan IT, dari kemampuan IT yang dimilikinya tersebut orang itu merasa :
• Memiliki kekurangan akan pengetahuan IT
• Memiliki kelebihan pengetahuan
• Ingin tahu pendapat orang lain tentang apa yang diketahuinya
• Ingin menunjukan bahwa dia bias
• Promosi bisnis bahwa dia dapat mengerjakan proyek IT
• Ingin menjadi terkenal dan menjadi source knowledge bagi orang lain
Maka untuk itu ia ingin melakukan sharing knowledge dengan cara memanfaatkan teknologi IT untuk mencapai tujuannya tersebut, yaitu dengan cara membuat web site, dan ikut komunitas IT. Dengan aktif di web site dan komunitas ini lah ia dapat mencapai tujuannya, knowlwdgenya bertambah, apa yang dia tidak tahu dia dapatkan dari sharing dengan orang lain, menjadi lebih terkenal, orang lain tahu bahwa dia bisa, bahkan mungkin dia akan mendapat tawaran juga untuk mengejakan proyek IT.


3. Faktanya investasi di dalam proyek kadang-kadang tidak mempunyai dampak langsung pada bisnis, tetapi investasi di dalam Knowledge Management (KM) dapat secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis. Mohon dijelaskan pengertian atau maksud tersebut! Mohon juga diberi contoh!

Jawaban :

Di dalam kehidupan berorganisasi, baik untuk bisnis maupun non-bisnis, maka knowledge selalu dikaitkan dengan potensi nilai investasi yang ada pada berbagai komponen atau proses (aliran) keseluruhan ”modal” dalam organisasi tersebut. “Modal” disini tentu saja bukan hanya soal investasi dan uang, tetapi juga “modal sosial” (social capital). Knowledge tersebut merupakan kreatifitas dan motivasi sehingga membutuhkan inovasi yang akan meningkatkan daya saing.

Para proponen KM selalu menegaskan bahwa sebuah organisasi seharusnya tidak berhenti pada “memiliki knowledge” dalam arti menimbun tumpukan dokumen yang dilengkapi dengan alat temu-kembali. Persoalan terpenting yang dihadapi organisasi-organisasi modern saat ini adalah bagaimana mengintegrasikan timbunan knowledge eksplisit itu ke dalam keseluruhan kemampuan dan kegiatan organisasi?. Di dalam aktivitas setiap organisasi, maka tidak dapat dihindari bahwa knowledge yang diperlukan adalah knowledge yang tertanam di dalam diri masing-masing pribadi dan juga tercakup dalam kerjasama antarpribadi. Semua ini bukan hanya knowledge eksplisit, tapi juga knowledge tacit, terlebih lagi knowledge ini menjadi dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan yang terjadi di dunia eksternal maupun internal dari sebuah organisasi. Nah, inilah urusan manajemen knowledge, yaitu bagaimana mengelola dinamika penggunaan knowledge tacit yang terintegrasi dengan knowledge eksplisit.

Knowledge management (KM) mempunyai dampak langsung pada bisnis, tetapi di dalam KM secara tidak langsung mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis. Dengan melakukan manajemen knowledge, akan berdampak langsung pada bisnis, yaitu terjadinya semangat dan loyalitas yang makin meningkat dari setiap staf, karena mereka merasa lebih dihargai oleh manajemen. Dengan demikian akan meningkatkan kinerja mereka, Dan hal ini secara tidak langsung investasi KM ini nantinya akan mengarah pada peningkatan outcomes dari bisnis itu sendiri. Sehingga orang/pelanggan akan merasa senang, nyaman dan merasa dilayani dengan baik, dan ini yang akan menjadikan keuntungan & outcomes bisnis menjadi lebih meningkat.

Contoh :
Aspek Manusia, disarankan pada organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan seorang document control atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola system knowledge management dengan cara mendorong para karyawan untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak relevan dan mengatur sistem reward/punishment.
Selain itu contoh lain yaitu penerapan Enterprise Knowledge Portal (EKP) yang memiliki keuntungan meliputi penyediaan gambaran yang konsisten mengenai organisasi, kemampuan mengelola dan mencari informasi, akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi, hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan, hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang, identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa investasi di dalam KM secara tidak langsung mengarah peningkatan outcomes bisnis.


4. Semua proyek mempunyai elemen resiko dan beberapa proyek lebih beresiko daripada yang lainnya. Resiko muncul dari banyak sumber, baik internal maupun eksternal dari proyek. Mohon dijelaskan bagaimana resiko eksternal dapat timbul dan apa akibatnya pada proyek TI! Mohon diberi contoh!

Jawaban :
Faktor eksternal merupakan hal-hal di luar kontrol pengelola proyek, yang perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi keberhasilan proyek yang dinilai dari pencapaian indikator-indikator kinerja. Resiko eksternal yang akan mengancam proyek pada kategori yang berkaitan, yaitu resiko proyek (resiko yang berdampak pada jadwal dan sumberdaya proyek. Misalnya mungkin hilangnya atau keluarnya designer yang berpengalaman), kemudian resiko produk (resiko yang memberi dampak pada kualitas atau kinerja dari software yang dibangun. Contohnya mungkin kesalahan dari komponen yang dibeli untuk menunjukkan kinerja yang diharapkan), lalu resiko bisnis (resiko yang berdampak pada organisasi yang mengembangkan atau mengadakan software. Misalnya pesaing mengenalkan suatu produk baru adalah resiko bisnis).
Pengelolaan resiko sebenarnya penting untuk proyek IT karena melekat di dalamnya ada ketidakpastian yang dihadapi oleh proyek. Hal ini merupakan pengertian yang lepas dari kebutuhan, kesulitan dalam mengistimasikan waktu dan sumberdaya yang diperlukan untuk pengembangan software, tergantung pada keterampilan individu dan kebutuhan perubahan, karena perubahan dari kebutuhan pelanggan.
Dalam pengerjaan proyek, resiko eksternal dapat timbul, hal ini terjadi karena, faktor eksternal lingkungan mempengaruhi kondisi dan menimbulkan dampak bagi pelaksanaan proyek. Faktor eksternal ini adalah faktor yang sulit untuk dikendalikan. Faktor-faktor ini biasanya dapat diidentifikasikan atau tercakup dalam semua aspek-aspek proyek yaitu aspek teknis, organisasi, lingkungan, keuangan dan ekonomi.

Contoh :
Birokrasi yang rumit, kebijakan pemerintah yang sering berubah/kepastian peraturan, komitmen pemerintah yang tidak dapat dipenuhi sehingga menyebabkan tertundanya proyek, tidak tercapainya indikator secara optimal, gangguan sosial lainnya seperti krisis ekonomi/kondisi perekonomian dengan adanya inflasi, naiknya harga-harga, kondisi politik, kondisi sosial, bencana/disaster.


5. Peningkatan knowledge processing seseorang akan mengarah pada peningkatan kapasitas untuk memproduksi dan mengintegrasikan knowledge baru, dan yang kemudian akan mengarah ke strategi bisnis dan model operasionalnya, Peningkatan tersebut seharusnya diarahkan ke outcomes dari proyek TI yang lebih baik. Berarti peningkatan tersebut akan mempunyai makna bahwa kami mampu untuk belajar (learn) dan share knowledge secara efektif. Mohon dijelaskan maksud belajar dari pembelajaran (lessons learned) dan share knowledge yang efektif sehingga menghasilkan outcome bisnis TI yang lebih baik.

Jawaban :

Belajar dan share knowledge yang efektif adalah aktifitas share knowledge yang kemudian knowledge yang di dapat tersebut di pelajari, didiskusikan, dianalisa kemudian diintegrasikan dengan knowledge yang dimiliki, lalu diterapkan mengarah ke strategi bisnis untuk meningkatkan outcome. Dengan demikian individu mampu belajar dan mengintegrasikan knowledge baru dengan knowledge yang dimilikinya, sehingga dengan demikian aktifitas sharing knowledge terbukti efektif untuk menghasilkan outcomes bisnis TI yang lebih baik.