UAS Integrasi IT dengan Bisnis

Dosen : Dr. Ford Lumban Gaol, S.SI., M.Kom


Outsourcing Its IT, Kone Is Focusing on Its Core Competencies

The Problem Kone Inc. is a multinational corporation, based in Finland. Kone makes over 20,000 new escalators and elevators each year, installing and servicing them in more than 40 countries, with about 30 percent of Kone’s business in the United States. The company embarked on a globalization strategy several years ago, and soon discovered that the internal IT processes were insufficient to support the expansion.

The same was true with the IT for the company’s value-added private communication networks. IT costs were growing rapidly, yet their contribution to reducing the administrative cost of global sales was minimal. Kone was managing different IT platforms around the world with a variety of home-grown and nonstandard applications. None of the regional IT infrastructures was integrated, nor were they connected or compatible. Kone’s global strategy was in danger.


The Solution
Kone Inc. realized that it must implement and manage a global-standard IT environment. But the company also realized that its business is about escalators and elevators, not IT, so it decided to pursue IT outsourcing. Kone had had an experience with IT outsourcing before, when it outsourced its mainframe operations to Computer Science Corp. But this time the scope of outsourcing was much larger, so the company solicited proposals and finally decided to partner with two global IT providers, SAP AG from Germany and Hewlett-Packard (HP) from the United States. As described in Chapter 8, SAP is the world’s largest ERP provider, and almost all the 72 modules of SAP R/3 software (including a data warehouse) were deployed at Kone. The SAP environment is deployed in 16 countries, where 4,300 users, in all functional areas, work in this highly integrated product. HP was hired to provide and manage the hardware on which SAP is run. The decision to use two vendors was not easy. IBM and Oracle each could have provided both the software and hardware, but using two separate vendors promised the best-of-breed approach.
HP manages 20 Kone Unix Servers in three data centers (one in Atlanta for North America, one in Singapore for Asia, and one in Brussels for Europe). HP uses its latest technology. HP’s OpenView network, and system management and security software is also deployed with the system to ensure high availability environment. The system is linked with EMC storage and back up. The annual cost of this global outsourcing is $5 million.
The entire global IT infrastracture is connected and integrated, and it supports identical business processes and practices in all countries. The system provides management with real-time data on product sales, profitability, and backlogs—on a country, regional, or global basis. Kone maintains some IT competencies to allow it to actively manage its outsourcing partners. The internal team meets online regularly, and SAP and HP collaborate and work closely together.

The Results
The outsouring arrangement allows Kone to concentrate on its core competencies. The cost is only 0.02 percent of slaes. Large fixed costs in infrastructure and people have been eliminated. The company has better cost control, as well as flexible opportunity for business processes redesign, thus speeding up restructuring. The outsourcing vendors guarantee to have the system available 99.5 percent of the time. Actual uptime has been very close to 100 percent.
Sources: Compiled from “The Elevation of IT Outsourcing Partnership” (2002), and rsleads.com/208cn-254(accessed February 13, 2003).

Pertanyaan:
1. Apakah yang menjadi pendorong outsorcing di Kone?
2. Mengapa Kone memilih untuk bekerjasama dengan berbagai vendor?
3. Apakah risiko-risiko yang dihadapi dalam outsorcing ini?
4. Bagaimana Kone mengontrol para Vendor-nya?
5. Misalkan Anda sebagai CIO diminta untuk mempertimbangkan antara biaya inevstasi insourcing dan outsorucing. Berikan pertimbangan Anda dan jelaskan apa keputusan Anda.


JAWABAN :
1. Pendorong outsourcing di Kone yaitu :
a. Kone menemukan bahwa proses internal IT yang cukup besar untuk mendukung strategi globalisasi.
b. Pendorong utama dari outsourcing di Kone adalah menyadari bahwa harus menerapkan dan mengelola lingkungan global-standar IT. Perusahaan juga menyadari bahwa bisnis ini berupa eskalator dan lift, bukan IT, sehingga memutuskan untuk mengejar outsourcing IT.
c. Kone mempekerjakan outsourcing sebelumnya dan lebih nyaman untuk terus menggunakan outsourcing sebagai jawaban untuk pekerjaan IT mereka.
d. Kone mengubah bahwa sistem internal tidak cukup untuk mendukung ekspansi yang diusulkan dan nilai-tambah sistem komunikasi pribadi mereka.
e. Kone dihadapi biaya yang bertambah besar dan sistem dengan nominal hanya berpengaruh pada biaya administrasi.
f. Kone beroperasi dengan platform bervariasi dan sulit untuk mengintegrasikan suite paket perangkat lunak aplikasi dari beberapa vendor.

2. Kone memilih bekerjasama dengan berbagai vendor karena :
a. Untuk memastikan lingkungan ketersediaan tinggi sehingga perusahaan hanya fokus pada core business mereka, sedangkan untuk bidang IT diserahkan kepada vendor.
b. Sistem ini menyediakan manajemen dengan data real-time pada penjualan produk, profitabilitas dan backlogs.
c. Kone memutuskan untuk melakukan outsourcing dengan HP dan SAP AG karena akan menyediakan berbagai kepentingan yang berkembang dengan baik sesuai perjanjian. HP dipekerjakan untuk menyediakan dan mengelola infrastruktur komputasi, sedangkan SAP menyediakan sistem yang akan berjalan.

3. Risiko-risiko yang akan dihadapi dengan outsourcing yaitu :
a. Terdapat potensi kurangnya koordinasi antaranya sistem perangkat keras dan perangkat lunak, dan di antaranya platform perangkat lunak yang berbeda (SAP dan HP OpenView).
b. Kehilangan beberapa elemen kontrol atas orang-orang yang telah outsourcing.
c. Komunikasi jaringan antara Kone dan kegagalan vendor.
d. Tidak tercapainya secara penuh atau sebagian tujuan perusahaan secara komprehensif karena outsourcing tidak mempunyai ikatan untuk merasa memiliki perusahaan sehingga visi dan misi perusahaan kemungkinan tidak diketahui.
e. Apabila tercapainya tujuan, dikhawatirkan terdapat kelambatan dalam mencapainya. Hal ini disebabkan perlunya beberapa waktu untuk mengerti tujuan perusahaan.
f. Kualitas yang dihasilkan kemungkinan sulit sesuai dengan harapan.

4. Kone mengontrol para vendornya melalui :
a. Peraturan yang dibuat bersama vendor harus sesuai dengan memilih strategi regulasi, standar peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan.
b. Pengawasan melekat terhadap semua tindakan yang akan diambil oleh kedua perusahaan kontrak dengan staf IT sendiri.
c. Pendekatan ini memastikan bahwa Kone mempertahankan beberapa kompetensi IT dan tidak menjadi sepenuhnya tergantung pada vendor outsourcing.
d. Kone mempertahankan beberapa kompetensi TI untuk memungkinkan untuk secara aktif mengelola mitra outsourcing.
e. Tim internal bertemu online secara teratur, dan vendor berkolaborasi dan bekerja sama.
5. Dalam kasus seperti ini, saya sebagai CIO harus mempertimbangkan biaya investasi dan berbagai faktor dalam menentukan insourcing atau outsourcing. Faktor tersebut yaitu :
a. Biaya investasi yang diperlukan dalam insourcing memang lebih besar terutama dalam pengembangan infrastruktur, tetapi manfaat untuk pengembangan kemampuan SDM perusahaan tidak ternilai harganya. Sedangkan biaya investasi dalam outsourcing memang lebih kecil, namun pengamanan informasi dan ketergantungan perusahaan terhadap pihak lain menjadi lebih tinggi. Pada outsourcing tetap harus menyediakan layanan cadangan apabila terjadi kegagalan/bencana pada layanan/komunikasi outsourcing, sehingga menambah biaya yang cukup tinggi terutama pada data center.
b. Menetapkan tingkat/level Kone dalam perusahaan IT (maturity level). Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa walaupun bergerak dibidang lift dan eskalator, tetapi penggunaan IT sebagai komponen pendukung integrasi perusahaan sangat diperlukan. Jika dilihat maturity level pada Kone Inc, maka perusahaan tersebut masih berorientasi pada Compete Level yang bertujuan pada service excellent, walaupun dalam strategi globalnya akan menuju ke Market Leaders Level. Biaya investasi ditentukan pada level mana perusahaan tersebut berada, compete level membutuhkan biaya investasi yang cukup besar karena menjangkau 40 negara. Sebaiknya infrastruktur tetap mengandalkan outsourcing karena biaya investasi yang mahal, tetapi sistem harus menggunakan insourcing karena dapat menghindari kegagalan dan kehandalan informasi terutama data sensitif perusahaan dan pelanggan.


ICT IN SUPPORT OF CRM AT GODIVA CHOCOLATIEREUROPE

On a Monday morning in August 1998, Jim Buckler, project manager of the University of Nebraska’s Administrative System Project (ASP), was preparing for his weekly meeting with the project’s steering committee, the Financial System Task Force (FSTF). The ASP is an effort charged with implementing SAP’s R/3 client/server enterprise resource planning (ERP) product for the University of Nebraska’s multicampus system. As a result of mapping the University’s future business processes to the SAP R/3 system, a number of gaps were identified between these processes and those offered by the SAP R/3 system. These critical gaps were tracked as one of the project’s critical success factors. Project management and the FSTF had to consider all factors that could potentially be impacted by the critical gaps. Such factors include the scope of the project, resources (human and budgetary), the timeline, and previous configuration of the system, to name a few.
Four options have been developed as possible solutions to resolve the 14 critical gaps. Table below summarizes the options presented to the FSTF by project management. With a number of constraints and issues in mind, Buckler contemplated which one or combination of the four options was the best course of action. Should SAP and IBM be

working concurrently on resolving the gaps (i.e., options 1 and 2)? This seemed to be the safest course of action, but it would be very costly. Should the project timeline be extended until July 1, 1999? What if SAP could not resolve all the gaps by that time? Would that deter the University from transitioning smoothly into the new millennium? Should the implementation of the HR/Payroll module be delayed? These options would have to be carefully considered and a recommendation made at Buckler’s meeting with the FSTF in a few hours’ time.
Sources: Condensed from Sieber et al. (1999) and sap.com (2003).

Questions for Minicase 2
1. Which of the four options or combination of options would you recommend to project management and the steering committee? What are the risks involved in your recommendation? How would you manage the risks?
2. Discuss the advantages and disadvantages of a purchased system that forces different organizational units to change their business processes and policies to conform to the new system. Identify situations where this standardization would be desirable, and other situations where it would be undesirable.
3. Can you think of circumstances where a company might want to install an enterprise management system, such as SAP R/3, even though it appears that this would be significantly more expensive than developing a comparable system in-house? Discuss.
4. Go to the site at sap.com. Follow the links on the page to look at the features of some cross-industry solutions. Prepare a report on the capabilities of the SAP solutions.

---------------------------------------Selamat Mengerjakan--------------------------------------

JAWABAN :
1. Buckler harus mengadopsi pendekatan yang paling konservatif dan sadar akan risiko yang akan dihadapi. Kita semua tahu bahwa hukum Murphy: "Jika sesuatu bisa salah, akan, dan pada waktu yang paling nyaman”.

OPSI 1: Gunakan SAP untuk mengembangkan solusi untuk segala kekurangan yang diidentifikasi adalah pilihan yang paling berisiko. Jadi, SAP telah sepakat untuk menggabungkan solusi berkembang menjadi rilis selanjutnya dari SAP R/3.

OPSI 2: Menggunakan IBM seperti dijelaskan yang berisiko tinggi, memiliki sistem yang sulit, dan biaya tinggi. Ini adalah solusi terakhir.

OPSI 3: Ini sangat tidak mungkin bahwa segala kekurangan yang diidentifikasi sudah direncanakan oleh SAP untuk rilis berikutnya SAP R/3.

OPSI 4: Menunda bagian HR dari SAP R/3 dari penerapan sistem akan pertimbangan jika Opsi 1 adalah bukan permulaan.

OPSI 1 layak dipilih dengan mengetahui terlebih dahulu risiko yang dihadapi seperti adanya kesenjangan antara proses dan sistem. Hal ini merupakan kesenjangan kritis dalam sebuah proyek. Faktor-faktor lainnya termasuk ruang lingkup proyek, sumber daya (manusia dan anggaran), timeline, dan konfigurasi sistem sebelumnya.
Pada dasarnya risiko tidak dapat dihilangkan/dihindari, tetapi hanya dapat dikurangi/diminimalisir. Mengelola risiko/manajemen risiko harus dilakukan dengan mengenali risiko bisnis yang mungkin terjadi yang terdapat pada OPSI 1 sampai dengan OPSI 4, kemudian menghitung risiko dengan mengetahui potensi kerugian yang akan diterima apabila mengambil salah satu OPSI akibat tidak terkontrolnya risiko tersebut. Setelah itu menyiapkan strategi dan menerapkannya lengkap dengan bagaimana cara pengamanannya sehingga risiko dapat dihindari. Terakhir dengan memantau risiko agar risiko terus dapat diminimalisir, apabila salah mengambil OPSI maka lakukan perubahan dengan mengambil OPSI lainnya sehingga harus ada penyesuaian strateginya.
2. Keuntungan dari pelaksanaan paket perangkat lunak yang harus terstandardisasi. Proses yang sama akan dilakukan dengan cara yang sama di lokasi yang berbeda dan departemen universitas. Pendekatan ini cenderung untuk mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas. Selain itu universitas dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan atau modernisasi universitas, dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja, tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja/efektivitas manpower sehingga tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama dan sewaktu-waktu dapat mengubah proses bisnis karena tidak dapat diprediksinya kondisi bisnis saat ini.
Keuntungan lainnya yaitu pendayagunaan tim IT internal secara lebih baik, mengurangi overhead IT, mengurangi pengeluaran modal, meningkatkan kinerja dan kehandalan IT sehingga teknologinya dapat lebih unggul dari universitas lainnya.
Kerugian dari implementasi paket perangkat lunak berkurang fleksibilitas dan sering berkurang responsif ketika perubahan nyata terjadi pada organisasi tersebut. Kerugian yang lain yaitu para pihak pengguna jasa dapat memungkinkan melakukan pemutusan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas, informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan jadi masalah bagi perusahaan tersebut dan dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing.

3. In-house pengembangan sistem enterprise-wide adalah proyek yang sangat besar. Ini akan butuh waktu lama, mengkonsumsi sejumlah besar sumber daya dan menghadapi banyak risiko dan kemunduran. Seperti sistem kustom jarang melakukan seperti yang awalnya direncanakan. Selanjutnya, sistem ERP sering dibangun untuk memberikan manfaat bagi banyak pihak termasuk pemasok, pelanggan, bank. Membangun sistem ERP in-house akan membuatnya sulit untuk berbagi/interkoneksi dengan para pemangku kepentingan lainnya. intinya adalah banyak manfaat yang dapat dicapai. Klien mungkin mengharuskan kita untuk mengoperasikan system ERP bahwa mereka dapat mengaksesnya, atau setidaknya sehingga mereka dapat berinteraksi dengan itu. SAP, PeopleSoft, Oracle dan ERP serta sistem-sistem besar lainnya bisa saling berhubungan. Dapatkah sistem ERP in-house menangani interkoneksi yang diperlukan?
Jika seseorang membuat proposal bahwa hal itu akan lebih murah untuk membangun daripada ijin dari SAP atau salah satu pesaingnya, bahwa usulan memiliki kemungkinan dihilangkan biaya berbagai real bahwa proyek pembangunan akan ditemui.
4. Laporan kemampuan solusi SAP
a. Pendahuluan
SAP singkatan dari "System Analysis and Program Development” (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)" yang ditemukan lima mantan karyawan IBM di Mannheim yaitu Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang kemudian berganti menjadi "Systems Application and Products in Data Processing" pada tahun 1977. "SAP" yang dikenal pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Sebelum sampai ke generasi R/3, SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem R/3 yang terkenal banyak juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain SAP BI (Business Intelligence) yang digunakan untuk Data Warehousing, SEM (Strategic Enterprise Management), SCM (Supply Chain Management), CRM dan masih banyak solusi-solusi bisnis lain yang ditawarkan oleh SAP untuk berbagai jenis bidang usaha di dunia.
SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia. Di Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.
SAP menyatakan bahwa perusahaan terbesar di dunia antar-perusahaan perangkat lunak perusahaan dan pemasok software independen terbesar keempat di dunia, secara keseluruhan. Ide awalnya adalah untuk menyediakan pelanggan dengan kemampuan untuk berinteraksi dengan database perusahaan yang umum untuk berbagai aplikasi yang komprehensif. Secara bertahap, aplikasi yang telah dirakit dan hari ini banyak perusahaan, termasuk IBM dan Microsoft, yang menggunakan produk SAP untuk menjalankan bisnis mereka sendiri.
Pada Januari 2007, SAP, sebuah perusahaan publik, memiliki lebih dari 38,4000 karyawan di lebih dari 50 negara, dan lebih dari 36.200 pelanggan di seluruh dunia. SAP adalah mengalihkan perhatian kepada bisnis skala kecil dan menengah (UKM). A R terbaru / 3 versi diberikan untuk platform IBM AS/400.
Dua analisis IDC 'Worldwide Business Intelligence Tools 2009 Vendor Shares1' dan 'Worldwide Financial Performance and Strategy Management Applications 2007-2009 Vendor Shares2', mengemukakan bahwa SAP memimpin pasar BI dengan pendapatan sebesar USD1,557.1 juta dan pangsa pasar sebesar 19,5 persen sedangkan pendapatan untuk FPSM melebihi USD535 juta dengan pangsa pasar 23,7 persen. Solusi BI dan FPSM merupakan bagian dari analisis pasar bisnis secara keseluruhan, dimana di dalamnya termasuk customer relationship management (CRM), supply chain, workforce dan layanan analisis operasi.
b. Kemampuan solusi SAP
Banyak produk yang telah dihasilkan oleh SAP. Produk tersebut biasanya bekerjasama dengan perusahaan software atau hardware yang menyesuaikan dengan kebutuhan user/pelanggan.
SAP baru-baru ini menyusun kembali penawaran produk di bawah antarmuka Web yang komprehensif, yang disebut mySAP.com, dan menambahkan aplikasi baru e-bisnis, termasuk manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan manajemen rantai suplai (SCM).
Berikut ini contoh-contoh kemampuan solusi SAP :
1) SAP® BusinessObjects™ BI OnDemand
Adanya peningkatan permintaan dari segala ukuran perusahaan terhadap software-as-a-services (SaaS) untuk tools business intelligence (BI) yang mudah digunakan. Solusi tersebut menargetkan pengguna solusi BI awam yang belum terakomodasi oleh produk yang tersedia di pasar. Solusi baru ini memberikan toolset BI yang lengkap dalam sebuah penawaran yang fleksibel.
SAP BusinessObjects BI OnDemand begitu mudah digunakan, sehingga dapat langsung digunakan tanpa membutuhkan pelatihan atau pengalaman sebelumnya. Dengan SAP BusinessObjects BI OnDemand, pengguna dapat mengakses dan menavigasi tampilan data dari berbagai macam sumber dengan menggunakan SAP® BusinessObjects™ Explorer. Bahkan pengguna awam dapat mengkombinasikan data hanya dengan beberapa klik dan mengikuti panduan yang menuntun mereka ke proses pelaporan dan analisis. Solusi ini ditawarkan dengan model harga yang terukur berdasarkan pada kebutuhan bisnis, sehingga memungkinkan perusahaan mengimplemen-tasikannya secara lebih hemat sesuai dengan skala yang dibutuhkan. Solusi ini juga memiliki sejumlah kemampuan baru sehingga lebih mudah digunakan untuk melihat data secara online, mendapatkan gambaran yang lebih baik mengenai organisasi dan secara aman berbagi ilustrasi laporan dan dashboard dengan kolega di dalam dan di luar firewall.

2) SAP Business One
SAP Business One merupakan solusi yang komprehensif untuk memenuhi kebutuhan bisnis, dimana solusi SAP Business One khusus dirancang oleh SAP bagi perusahaan yang ingin memperoleh hasil yang cepat, mudah untuk digunakan, dan didukung oleh brand terpercaya di dunia. Selain itu, solusi tersebut membantu perusahaan dalam mengefisiensikan operasional perusahaan dan mendapatkan beberapa keuntungan, seperti proses laporan keuangan yang lebih cepat serta hasil yang lebih akurat. Keuntungan-keuntungan seperti proses bisnis yang terintegrasi, memberikan kemampuan pengolahan data dan kontrol yang maksimal, proses add-on dapat diterapkan dengan mudah pada sistem, penyelesaian laporan dapat dilakukan secara cepat serta akurasi data yang dapat diandalkan. Dengan tersedianya data yang akurat dan terpercaya, maka pihak manajemen dapat melakukan proses pengambilan keputusan dengan lebih cepat dan tepat. Selain itu, produktivitas karyawan meningkat karena proses pelaporan yang cepat melalui sistem SAP Business One ini.
3) SAP R/3 4.7
Solusi SAP untuk mengirim data dari berbagai produk hingga ke pasar pasar yang bersangkutan, sehingga para direktur akan dapat dengan mudah mengakses berbagai informasi yang terkini tentang produksi, kondisi pasar, pelaporan, berbagai analisa yang cerdas dan kemampuan pembuatan keputusan lainnya. Kemampuan SAP NetWeaver mengintegrasikan seluruh operasional perusahaan dari manapun dengan seluruh proses bisnis perusahaan.
4) SAP Solution Manager
SAP Solution Manager adalah sebuah platform yang menyediakan konten terintegrasi, peralatan, dan metodologi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, dukungan, mengoperasikan dan memantau solusi perusahaan dari SAP. Dengan SAP Solution Manager, perusahaan dapat meminimalkan risiko dan meningkatkan kehandalan solusi TI mereka. SAP Solution Manager membantu mengurangi TCO di seluruh siklus hidup solusi. SAP Solution Manager membantu perusahaan mengelola proses inti bisnis mereka dan bisnis proses link ke infrastruktur TI yang mendasari. SAP Solution Manager mendukung baik perangkat lunak SAP dan non-SAP dan membantu perusahaan mendapatkan lebih banyak dari mereka yang ada investasi TI. Rilis kini SAP Solution Manager adalah: SAP Solution Manager 7.0, SP15.