Question :
Prepare a business case for the Recreation and Wellness Intranet Project. Assume the project will take six months to complete and cost about $200,000.
Answer :
1. Pendahuluan
Timezone sebagai pusat rekreasi dan hiburan mainan anak-anak dengan berbagai fasilitas yang tersedia secara digital. Berbagai terobosan terus dikembangkan untuk memberikan layanan yang mudah, cepat, dan aman. PT. Matahari Tbk selaku pihak manajemen Timezone sudah mendukung berbagai hal untuk kemajuan salah satu bidang usahanya. Pihak manajemen menyadari arti pentingnya teknologi dalam mendukung perkembangan tempat usahanya dengan melakukan efisiensi melalui teknologi informasi dan memberikan kemudahan akses informasi bagi pelanggan dan calon pelanggan.
2. Proses Bisnis
PT. Matahari Tbk selaku pihak manajemen Timezone saat ini juga telah mengembangkan perangkat mainannya melalui pembangunan intranet site untuk meningkatkan efisiensi organisasi dan memberikan akses kepada publik untuk mendapatkan informasi layanan yang diberikan. Perubahan dimulai dari sistem pembelian koin menjadi kartu yang secara otomatis mengganti peralatan yang ada di setiap mainan. Kemudian kartu itu dalam perkembangannya dapat menyimpan data pelanggan beserta jumlah saldo dan poin yang tersedia. Proyek tersebut akan mengurangi biaya dengan menyediakan otomasi kantor, tidak menggunakan kupon lagi dalam penukaran hadiah, sehingga lebih efisien.
3. Pernyataan Peluang
Timezone memiliki intranet untuk menyediakan informasi bagi pelanggan mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan kartu yang dimiliki. Untuk mengoptimalkan fungsi teknologi informasi organisasi, diperlukan penambahan fungsi-fungsi yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi. Fungsi-fungsi tersebut disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing divisi dan dapat dikoordinasikan antar divisi. Untuk itulah diperlukan intranet site yang terintegrasi untuk menjembatani kebutuhan organisasi.
4. Kendala
Usulan proyek intranet site harus menjadi aset yang bernilai bagi organisasi. Pihak manajemen dan seluruh karyawan harus memberikan dukungan penuh terhadap projek tersebut. Keberhasilan pelaksanaan projek dimaksud dapat tercapai dengan melibatkan setiap elemen organisasi sehingga hasilnya sesuai kebutuhan dan dapat ditingkatkan sesuai kebutuhan di masa datang.
Sistem baru yang akan dibangun harus dapat berjalan pada hardware dan software eksisting demi efisiensi biaya. Sistem tersebut harus mudah diakses oleh setiap karyawan dengan tingkatan akses yang berbeda untuk setiap karyawan dan beberapa informasi dapat diakses masyarakat luas melalui website guna mempromosikan layanannya.
5. Analisis
Ada beberapa alternatif untuk membangun proyek teknologi informasi tersebut:
1. Membeli software dan hardware baru sesuai kebutuhan masing-masing divisi kemudian diintegrasikan.
2. Mendesain dan membangun sistem yang baru dan tetap memanfaatkan hardware dan software eksisting.
Alternatif 1. memungkinkan implementasi sistem dapat dilakukan dengan cepat namun membutuhkan anggaran besar dan kemungkinan banyak fitur yang tidak digunakan karena tidak sesuai kebutuhan sehingga kurang efisien.
Alternatif 2. memungkinkan organisasi mendapatkan apa yang dibutuhkannya, biaya dapat ditekan, namun implementasinya perlu waktu.
Dari kedua alternatif tersebut, maka diputuskan untuk menggunakan alternatif 2. agar sistem yang dihasilkan benar-benar sesuai kebutuhan saat ini dan masa datang serta tentunya efisien dari sisi biaya.
6. Kebutuhan Proyek Awal
Beberapa fitur penting sistem intranet diantaranya:
1. Sistem dibuat sesuai kebutuhan masing-masing divisi dan customizable. Divisi tersebut terdiri dari Sales & Marketing, Procurement & Maintenance, Finance, Human Resources, Information Technology. Kesemuanya terintegrasi dan dapat diakses top manajemen.
2. Seluruh arsip yang penting didokumentasikan dalam electronic filling system.
3. Akses level yang berbeda untuk setiap karyawan.
4. Tersedia portal internal organisasi yang dapat digunakan untuk mengakses berita internal, sistem informasi kepegawaian, email, perpustakaan online, diskusi online.
5. Tersedia website yang berisi informasi layanan, berita terbaru, membership, support.
7. Estimasi Biaya
Rencana Anggaran Biaya yang dibutuhkan dalam membangun sistem intranet diperkirakan sebesar $200,000. Kebutuhan anggaran tersebut akan digunakan untuk desain dan membangun sistem yang baru untuk setiap divisi, software-software yang dapat digunakan bersama, pembelian hardware baru yang dibutuhkan, upgrade hardware dan software eksisting, maintenance selama 1 tahun, training karyawan, sewa internet, pembuatan web portal.
8. Penjadwalan
Projek diharapkan dapat diselesaikan dalam waktu 6 (enam) bulan diluar training karyawan dan maintenance. Diasumsikan umur ekonomis sistem dapat mencapai minimal selama 3 (tiga) tahun.
9. Risiko yang Potensial
Beberapa potensi resiko yang dapat diidentifikasi antara lain:
1. Kemampuan dan kebiasaan karyawan untuk memanfaatkan teknologi informasi yang mungkin beragam sehingga perlu adanya awareness dan training bagi karyawan.
2. Penggunaan teknologi informasi rawan dari sisi keamanan sehingga sistem harus dilengkapi sistem keamanan yang memadai.
3. Legacy hardware dan software yang mungkin tidak kompatibel dengan sistem baru sehingga perlu upgrade namun diharapkan tidak signifikan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar